A la hora de elaborar la logística de un viaje, sería necesario informar a nuestro jefe sobre todos los aspectos que deberá tener en cuenta a la hora de realizar dicho desplazamiento:
- Los dispositivos principales tanto telefónicos como informáticos que el jefe debe llevar para desempeñar correctamente sus funciones serán la de un teléfono móvil, ordenador portátil, memorias o USB… o cualquiera relacionado con estos a gustos del trabajador.
Por tanto, hay que tener en cuenta una serie de aspectos para que dichos elementos funcionen correctamente:
Teléfonos móviles
- Utilizar un Smartphone que garantice su funcionamiento en otros países con una clavija de cargador universal.
- Será necesario activar el roaming de la operadora elegida para poder realizar llamadas a coste más bajo.
- Tener guardados todos los números importantes.
Ordenador portátil
- Asegurarse que dicho ordenador pueda conectarse a redes wi-fi, en caso contrario, llevar un pincho para poder conectarnos a la red de internet.
- Los dispositivos utilizados deben disponer de cargadores universales, al igual que los teléfonos móviles, para poder cargarlos correctamente.
- Tener instalados todos los programas necesarios para facilitar nuestro trabajo en el extranjero.
Memoria USB
- Revisar que dicha memoria contiene el espacio suficiente para guardar toda la información relativa al trabajo.
- Asegurarnos sobre el correcto funcionamiento del USB en el ordenador.
Otros
- Información sobre las clavijas necesarias para cargar los dispositivos
- Si precisara de internet, comprobar que dicho dispositivo puede conectarse a redes wi-fi.
2. Apartado financiero: tarjetas, dinero en efectivo, moneda extranjera…
Cuando el jefe procede a realizar un viaje destino a un país encontrado dentro de la Unión Europea (Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, República Checa, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, Rumanía y Suecia) no hará falta realizar el cambio hacia ninguna moneda extranjera, si no, únicamente llevar la cantidad necesaria que el cliente estime oportuna para los días de instancia en dicho país.
Por un lado, en lugar de llevar todo el dinero en efectivo, podrá optar por una pequeña cantidad de dinero para pagar cosas básicas (taxis, autobuses, tren, propinas…) y por otro lado, usar una tarjeta de crédito o débito para poder desembolsar dinero en cualquier establecimiento.
A continuación adjunto una tabla con las comisiones de cada banco al usar estas tarjetas en el extranjero.
Por último, si nuestro jefe realizará un viaje a un país fuera de Unión Europea, tendrá que realizar un cambio de divisa para cubrir los gastos necesarios en el país de destino.
También, hay que tener en cuenta, que al usar una tarjeta de crédito o débito, habrá una comisión por cambio de divisa que cobran los bancos y que podemos evitar si utilizamos alguna de las tarjetas que no cobran esta comisión.
La comisión por cambio de divisa se aplica tanto al sacar dinero en un cajero situado en el extranjero, como al pagar nuestros gastos a través de la tarjeta. La comisión oscila entre el 0% y el 3%.
3. Documentación (D.N.I, pasaporte, visados…)
En este apartado, haciendo referencia a la documentación en viajes, si se quiere solicitar un vuelo hacia países de la Unión Europea, bastará únicamente con tener en posesión el DNI.
Si bien, queremos desplazarnos hacia un país dentro de la Unión Europea acogido al espacio Schengen, aunque no lo pidan en las fronteras interiores de este, siempre se recomienda llevar el pasaporte o el documento de identidad, de manera que podamos probar esta en caso necesario (si lo pide la policía, al embarcar en un vuelo, etc.).
Sin embargo, si deseamos viajar destino a un país encontrado dentro de la Unión Europea sin formar parte del espacio Schengen, será necesario presentar un documento de identidad o pasaporte válidos.
Por último, si en lugar de desplazarnos a un país dentro de la Unión Europea queremos realizarlo hacia uno situado fuera de este, es importante informarse bien de los requisitos y documentos de entrada (pasaporte o visado) que exige el país que queremos visitar. También nombrar que será necesaria una tarjeta sanitaria europea si vamos a realizar algún viaje dentro de la UE, o si lo vamos a realizar fuera contratar un seguro médico el cual, cubrirá todos los gastos.
4. Servicios complementario: alquiler de coches (documentación necesaria, obligaciones…)
Información sobre el alquiler de un vehículo
Carnet de conducir
El arrendatario y el conductor deben estar en posesión de un permiso de conducción válido.
Se aceptan los permisos de conducción de estados no miembros de la UE si:
a) No se encuentra inscrito ningún visado en el pasaporte.
b) El cliente tiene un visado en su pasaporte y en el momento del alquiler ha residido durante un período de tiempo inferior a 6 meses en Europa. Si reside desde hace más de 6 meses en Europa, debe presentar un permiso de conducción de un estado de la UE.
c) Un permiso de conducir expedido en un idioma con un alfabeto no latino (árabe, japonés, cirílico, etc.) deberá ser complementado con un permiso internacional de conducir. Para los permisos de conducir de los países no pertenecientes al acuerdo de permisos internacionales de conducir deberá presentarse, además del permiso de conducir, la traducción de una autoridad oficial reconocida.
Alquiler del vehículo
A la hora de alquilar un vehículo hay que tener en cuenta una serie de consejos:
- Dedicar cierto tiempo en busca de la mejor oferta, ya que pueden variar bastante entre una compañía u otra.
- Asegurarnos con antelación la posibilidad de viajar a otro país con el coche alquilado.
- El coche deberá ser devuelto en el lugar recogido, ya que si se entrega en sitio distinto, cobrarán un recargo.
- Elegir un coche acorde a nuestras necesidades (tamaño, espacio, consumo…)
Por último, en cuanto a modificación de reserva, cancelación o no recogida del vehículo, destacamos lo siguiente:
Para la modificación de la reserva es necesario realizarla mínimo 48 horas antes de la fecha de alquiler, suponiendo un cargo extra. No se efectuará ningún reembolso de la cantidad ya abonada/prepagada en caso de surgir una diferencia de precio.
La reserva puede cancelarse antes del comienzo del alquiler por escrito o por email. En caso de cancelación, se devolverá la cantidad pagada por anticipado.
Al no recoger el vehículo a la hora acordada, se retendrá la cuantía que se había pagado por antelación.
5. Programa de trabajo
El asistente a la dirección será el encargado de diseñar la agenda de trabajo, preparará los expedientes relativos a este: informes, contratos, etc.
Igualmente preparará la logística relacionada con los dispositivos informáticos y de telefonía necesaria : teléfono móvil, ordenador portátil, tablet… etc.
No es conveniente llevar mucho material, únicamente lo justo para desempeñar las labores correctamente. En caso de necesitar más se alquilará, ya que algunos hoteles cuentan con este servicio.
Por otro lado, el cliente llevará catálogos, folletos de propaganda de la empresa y tarjetas de presentación.
Realizado el regreso, la secretaria ordenará los expedientes y archivará, los contratos y la documentación que se utilizaron como soporte para los distintos trabajos.
Se procede también a cumplimentar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, de estancia, las dietas etc.
En el impreso de liquidación se entregarán los justificantes (facturas y billetes) de los gastos ocasionados. Existe un capítulo donde se anotan los gastos de difícil justificación, como son las invitaciones a los clientes durante las convenciones, etcétera.
En todas las empresas, el contable dispone de modelos o formularios, fáciles de rellenar, para la liquidación y justificación de los gastos.
6. Agenda de trabajo
Las agendas de trabajos para nuestro jefe son fundamentales a la hora de trabajar, por tanto, deberemos quedarla totalmente planificada antes de realizar el vuelo o desplazamiento.
No valdrá realizarla cada vez que tengamos un rato libre a lo largo del día, si no, organizarnos a primera hora de la mañana para saber cuánto tiempo deberemos dedicarle de nuestra jornada laboral para su correcta planificación.
En dichas agendas, las podremos realizar bien a través de dispositivos electrónicos o en papel, por tanto, será necesario recolectar toda la información necesaria acerca de nuestro jefe para proceder a su elaboración.
Una vez recolectados todos los datos posibles, seguidamente se realizará la agenda de trabajo donde quedarán detallados todos los lugares, actos, eventos etc. a los que deberá asistir a lo largo de su jornada laboral.
Por último, también quedarán reflejados los lugares para poder almorzar a precios bajos, sitios para pasar en los ratos libres etc… Siempre introducirle todos los contactos posibles para que nuestro jefe se desenvuelva cómodamente en el lugar donde se desplazará.
7. ¿Qué hacer con toda la documentación relativa al viaje?
En una agencia de viajes, será primordial la organización de todos los documentos relativos al viaje, en función de su tipo, podrán ser estructurados de una manera u otra.
En esta, se necesitará para su gestión comercial y administrativa una gran variedad de documentos e impresos de carácter esencialmente informativos, según el uso a que estén destinados, se pueden clasificar en externos e internos.
Dentro de los internos, se utilizarán:
- Impresos internos para su gestión interna, suelen reflejar datos confidenciales de la gestión y venta de los servicios turísticos, como comisiones, beneficios o característica de los clientes.
- Hojas de reserva para recoger los primeros datos de una petición de viajes, lo importante de este documento son los datos que en él se detallan, así como los datos personales del viajero.
- Expediente de servicio, se especifican todo los datos relativos a la venta, desde la persona que la efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los servicios contratados.
- Impresos contables, donde se incluirá el IVA, los recibos de cobros, albaranes de prestación de servicios, facturas, libros contables etc.
Por otro lado, hablando de documentos externos, los más comunes son:
- Bono o Voucher, definido como un documento de carácter informativo emitido por las agencias de viajes contra un proveedor, en el que se le pide la presentación de determinados servicios.
- Documentos relaciones con la publicidad, por ejemplo, tarjetas de visita, cuartillas con información sobre los horarios de la empresa, folletos etc.
Por último, los documentos internos deben ir acompañados de una enumeración, para que a la hora de guardarlos sea más fácil su clasificación y localización.
Una vez que el jefe ha procedido a su pago, estos se encontrarán a disposición para ser archivados, y realizar las copias que estimemos oportunidad de determinados escritos para que la información dada o procesada quede en manos tanto del viajero como de la agencia.
Enlaces de interés:
No hay comentarios:
Publicar un comentario